En resumen
- Es obligatorio para todas las empresas con personas contratadas, sea cual sea su tamaño, desde el 12 de mayo de 2019.
- Hay que anotar la hora concreta de inicio y de final de la jornada de cada persona, cada día.
- Los registros se conservan cuatro años y se ponen a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
- No llevarlo es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
- El registro horario digital obligatorio está en trámite: a 10 de noviembre de 2026 no se ha publicado en el BOE, así que todavía no es exigible.
Qué dice la ley.
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019. Dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
La forma de organizarlo se decide por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a los representantes de la plantilla, si los tiene.
La empresa tiene que guardar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
A quién afecta.
- A todas las empresas con personas contratadas, sin mínimo de plantilla. Un despacho con dos personas tiene la misma obligación que una empresa de doscientas.
- A toda la plantilla: jornada completa, tiempo parcial, quien trabaja desde casa y quien trabaja fuera de la oficina, como técnicos o comerciales.
- Quien es autónomo sin personas contratadas no tiene que registrar su propia jornada: la obligación es con la plantilla.
- Algunas relaciones laborales especiales, como el personal de alta dirección, tienen su propio régimen. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consulta a tu graduado social o a tu asesoría laboral.
Qué hay que anotar cada día.
Lo mínimo es la hora de entrada y la hora de salida de cada persona, cada día que trabaja. Si la jornada está partida, cada tramo.
La ley no obliga a anotar las pausas, pero conviene registrar las que no cuentan como tiempo de trabajo, como la comida. Si no constan, es difícil demostrar después que no lo eran.
Si alguien hace horas extra, el registro es la base para calcularlas. Y si hay que corregir un fichaje, conviene que quede escrito quién lo corrigió, cuándo y por qué: es lo que pide el borrador del registro digital y lo que da credibilidad al registro ante una inspección.
Papel, Excel o aplicación.
Hoy la ley no impone un formato: vale cualquier sistema que sea fiable y que no se pueda alterar sin dejar rastro. En la práctica, así se comportan las tres opciones habituales:
| Aspecto | Hoja en papel | Excel | Aplicación de fichaje |
|---|---|---|---|
| Fichar fuera de la oficina | No | Solo si alguien lo apunta después | Sí, desde el móvil |
| Cambios con rastro | No | No | Sí, si está bien hecha |
| Entregar el registro a la Inspección | Buscar y escanear | Exportar a mano | Descargarlo por persona y mes |
| Trabajo de la oficina | Pasar a limpio cada mes | Revisar y cuadrar | Casi ninguno |
| Con el registro digital en vigor | Dejaría de valer | Dejaría de valer | Válida, si cumple los requisitos |
Sobre los sistemas con huella dactilar o reconocimiento facial: la Agencia Española de Protección de Datos considera que, en general, el control de presencia con datos biométricos no está justificado cuando hay alternativas menos intrusivas. Un fichaje desde el móvil con la cuenta de cada persona lo es.
El registro horario digital: en qué punto está.
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que haría el registro obligatoriamente digital, personal e inalterable. Según el borrador que se ha conocido, el papel y las hojas de cálculo editables dejarían de valer, cualquier corrección tendría que dejar rastro y la Inspección de Trabajo podría consultar los registros a distancia. Trabajo ha anunciado que las empresas tendrían veinte días para adaptarse desde su publicación.
A 10 de noviembre de 2026 no se ha publicado en el BOE, así que no es exigible. Su aprobación se ha aplazado varias veces y, con las elecciones generales del 29 de noviembre, no está claro si se aprobará antes. Actualizaremos esta guía cuando haya novedades.
Mientras tanto, la obligación de 2019 sigue en vigor tal cual. Si hoy registras en papel, pasar ya a un sistema digital te quita trabajo cada mes y te deja preparado si la reforma sale con poco margen.
Qué pasa si no se registra.
No registrar la jornada, o no conservar los registros, es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Su artículo 40 fija las multas por infracciones graves entre 751 y 7.500 euros.
Además, sin registro, una reclamación de horas extra se defiende peor: la empresa no tiene con qué demostrar qué horas se trabajaron de verdad.
Cómo implantarlo en una pyme, paso a paso.
- Mira qué dice tu convenio colectivo sobre el registro. Si no dice nada y tienes representantes de la plantilla, consúltales cómo hacerlo.
- Elige el sistema pensando en quien trabaja fuera de la oficina: si hay técnicos, comerciales o teletrabajo, el móvil es lo práctico.
- Explícalo al equipo por escrito: cómo se ficha, qué pausas se anotan y quién corrige un error.
- Revisa el registro cada mes, no solo cuando llega un requerimiento. Los errores pequeños se corrigen mejor en caliente.
- Guarda el histórico cuatro años, por persona y por mes, de forma que se pueda entregar en un rato.
Preguntas frecuentes
¿Vale una hoja de papel para registrar la jornada?
Hoy sí, si es fiable y se conserva cuatro años. Si se aprueba el registro horario digital tal como está en el borrador, el papel dejaría de valer.
¿Hay que registrar la jornada de quien teletrabaja?
Sí. La obligación es la misma para quien trabaja en la oficina, en casa o en la calle. Por eso el fichaje desde el móvil es lo más práctico.
¿Quién puede ver el registro de jornada?
Cada persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. La empresa tiene que tenerlo a su disposición.
¿Una empresa pequeña también está obligada?
Sí. No hay mínimo de plantilla: basta con tener una persona contratada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (BOE)
- Real Decreto-ley 8/2019 (BOE)
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE)
- Estado del registro horario digital, 28/10/2026 (Notimérica)
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un graduado social o de un abogado laboralista.