En resumen
- Un CRM estándar como HubSpot gana si tu venta sigue un embudo clásico, necesitas automatizar el marketing y sois pocas personas usándolo.
- Un CRM a medida gana si tu proceso es particular (presupuestos, visitas, partes, obras), si mucha gente tiene que usarlo o si tiene que hablar con otras herramientas de la empresa.
- HubSpot cobra por licencia: el coste crece con cada persona que lo usa. Un CRM a medida se paga por el desarrollo y el mantenimiento, no por usuario.
- Con HubSpot empiezas hoy. Un CRM a medida necesita unas semanas, aunque se entrega por partes.
- Hay una vía intermedia: empezar con un CRM estándar y pasar a uno propio cuando el proceso esté claro. Los datos se pueden migrar.
Cómo cobra cada uno.
HubSpot cobra por licencia. Según su web, el plan Starter tiene un precio habitual de 20 dólares al mes por licencia, con descuentos temporales para clientes nuevos; los planes Professional y Enterprise cuestan bastante más por licencia. Tiene también una versión gratuita, con funciones limitadas.
Un CRM a medida se paga de otra forma: un desarrollo inicial y un mantenimiento que incluye el alojamiento, las copias y las mejoras. No depende de cuántas personas lo usen.
Para compararlos con tus números, calcula cuánto pagarías en licencias durante tres años con la gente que lo usaría de verdad, más la implantación y los complementos que necesites, y ponlo al lado de una propuesta a medida. Con pocas personas, el estándar suele salir más barato. Con muchas, la diferencia se da la vuelta.
La comparativa.
| Aspecto | HubSpot u otro CRM estándar | CRM a medida |
|---|---|---|
| Empezar a usarlo | El mismo día | En unas semanas, por partes |
| Se adapta a tu proceso | Hasta donde lo permite su configuración | Se hace sobre tu proceso |
| Coste con más usuarios | Sube con cada licencia | No cambia |
| Marketing automatizado | Muy completo | Solo lo que necesites |
| Conexión con tus herramientas | Las integraciones que ofrece | Las que haga falta, incluidas las internas |
| Tus datos | En su plataforma, exportables | A tu nombre, en tu servidor |
| Cambios y mejoras | Los que decide el proveedor | Los que pide tu equipo |
Cuándo te conviene HubSpot o un CRM estándar.
- Tu venta sigue un embudo clásico: contacto, reunión, propuesta y cierre.
- Quieres automatizar el marketing: correos, formularios, landings y puntuación de contactos. Ahí HubSpot es muy fuerte.
- Sois pocas personas usándolo y no esperas crecer mucho en equipo.
- Necesitas empezar ya y todavía no tienes claro cómo es tu proceso.
Cuándo te conviene un CRM a medida.
- Tu proceso no es un embudo: hay presupuestos con varias versiones, visitas, partes de trabajo u obras, y el CRM estándar se queda en el contacto.
- Lo usa mucha gente, también fuera de la oficina, y las licencias se disparan.
- Tiene que hablar con otras herramientas tuyas: control horario, facturación, firma de documentos o un panel interno.
- Ya probaste un CRM estándar y el equipo dejó de usarlo porque había que dar rodeos o rellenar campos que no servían.
- Quieres que los datos y el código sean tuyos y no depender de los cambios de precio de un proveedor.
Señales de que tu CRM se te ha quedado corto.
- El equipo lleva un Excel al lado del CRM para lo que el CRM no recoge.
- Para un informe hay que exportar y cuadrar a mano.
- Pagas licencias de gente que casi no entra, porque si no, no puede ver una ficha.
- Los presupuestos, los partes o las facturas viven en otro sitio y nadie tiene la foto completa del cliente.
Cómo decidir sin equivocarte.
- Dibuja tu proceso de venta real, de la primera llamada al cobro, con quién hace cada paso.
- Prueba la versión gratuita de un CRM estándar con ese proceso durante dos semanas.
- Si el equipo lo usa sin rodeos, quédate con el estándar. Si aparecen Excels al lado, apunta qué falta.
- Con esa lista, pide una propuesta cerrada a medida y compárala con el coste de las licencias a tres años.
En nuestras auditorías hacemos exactamente esto. Si un programa estándar te sirve, te lo decimos.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden pasar los datos de HubSpot a un CRM a medida?
Sí. HubSpot permite exportar contactos, empresas y negocios, y también tiene una API. La migración se planifica para no perder el historial.
¿Un CRM a medida es más caro que HubSpot?
Al principio, normalmente sí, porque hay un desarrollo. A medida que crece el número de personas que lo usan, las licencias suman y la comparación cambia. Hay que hacer la cuenta a tres años con tus números.
¿Cuánto se tarda en tener un CRM a medida?
Se entrega por partes: primero lo imprescindible para que el equipo lo use, y luego el resto. La propuesta incluye los plazos.
¿Y si más adelante prefiero volver a un CRM estándar?
Los datos son tuyos y se exportan. No te quedas atado.
Fuentes
Los precios de HubSpot cambian con frecuencia y tienen promociones. Comprueba su web antes de decidir.